In
deze privacyverklaring willen we alle bij TC ORBIS VZW aangesloten leden, deelnemers
aan activiteiten, klanten en personen die belangstelling tonen in onze
clubwerking informeren over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met
persoonsgegevens.
Wij
doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met
persoonsgegevens. TC ORBIS houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke
wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook
gekend als GDPR).
Dit
brengt met zich mee dat:
wij in ieder geval uw persoonsgegevens alleen
verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze
doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt
is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze
worden verwerkt;
wij om uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen
voor elke verwerking die niet gedekt is door een wettelijke verplichting,
contractuele grond of gerechtvaardigd belang i.f.v. het doel waarvoor deze zijn
verstrekt;
wij passende technische en organisatorische
maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens
gewaarborgd is;
wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere
partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze
zijn verstrekt;
wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw
persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als
TC ORBIS zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin,
vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via
onderstaande contactgegevens:
TC ORBIS (t.a.v. ORBIS)
Stationstraat 41
- 9950 Waarschoot
info@tcorbis.be
- tel. 09/377/39/79
Uw
persoonsgegevens worden door TC ORBIS verwerkt ten behoeve van de volgende
doeleinden en rechtsgronden:
Het voeren van een ledenadministratie en
dienstverlening aan de leden (contractuele grond);
Het verzekeren voor Lichamelijke Ongevallen en
Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting);
Het informeren over onze clubwerking en
uitnodigen voor clubactiviteiten (contractuele grond en gerechtvaardigd belang);
Het organiseren van de sportieve opleiding en
voorbereiding (contractuele grond);
Het kunnen deelnemen aan officiële competities,
opleidingen en andere activiteiten van de koepelfederatie Tennis Vlaanderen VZW
(contractuele grond);
Het registreren van uw competitieresultaten en berekenen
van uw klassement en/of ranking (via Tennis Vlaanderen) (gerechtvaardigd
belang);
Het detecteren en opvolgen van talenten
(gerechtvaardigd belang);
Het uitvoeren van marktonderzoek en
statistieken i.f.v. ons toekomstig clubbeleid (gerechtvaardigd belang);
Het bekomen van subsidiëring door de lokale en Vlaamse
overheid (wettelijke verplichting).
Voor
bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u
verwerken:
Identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, geslacht,
geboortedatum en nationaliteit (wettelijke verplichting);
Telefoonnummer, e-mail, (mits toestemming);
Tennisgegevens: competitie- en/of
testresultaten, klassement en rankings, tennishandicap R of VE, inschrijvingen,
clubaansluitingen en transfers (gerechtvaardigd belang);
Sportongevallen (wettelijke verplichting);
Financiële gegevens, o.a. betalingen,
rekeningnummers, … (gerechtvaardigd belang);
Bij officiële trainers en officials:
sportspecifieke diploma’s en prestaties en VOTAS-ID (wettelijke verplichting).
Wij
verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij met
uitdrukkelijke toestemming.
Wij
verwerken enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt via o.a.
inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website of de
website van Tennis Vlaanderen, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …
Wij
verwerken enkel persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16
jaar) indien hiervoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke
vertegenwoordiger. Bij discussie zullen redelijke inspanningen worden geleverd
om deze toestemming te verifiëren.
Er
wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van
geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
TC
ORBIS houdt zich het recht voor om tijdens activiteiten die onder onze bevoegdheid
vallen algemeen beeldmateriaal te maken en dit te publiceren via onze kanalen.
De betrokkenen hebben recht op schriftelijk bezwaar.
Wij
maken gebruik van een derde partij voor het verzorgen van:
leden- en competitie-administratie (Tennis
Vlaanderen);
tennislessen & -stages (tennisschool en/of
individuele trainers en Tennis Vlaanderen);
terreinreservaties (uitbater cafetaria en
Tennis Vlaanderen);
sportongevallenverzekering (verzekeraar);
internetomgeving (webhosting);
nieuwsbrieven en uitnodigingen (mailplatform);
bestellingen en betalingen (bestelplatform).
Verder
geven wij de door u verstrekte gegevens niet door aan derden, tenzij dit
wettelijk verplicht en toegestaan is (bijvb. Tennis Vlaanderen, Sport
Vlaanderen, de lokale overheid, politie, gerecht, …) of in functie van een
samenwerking binnen de beschreven doeleinden van de vereniging. Indien wij
persoonsgegevens wensen te delen met derden buiten de beschreven doeleinden van
de vereniging zullen wij u hiervoor schriftelijk toestemming vragen. Wij
verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Wij
geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of de GDPR-compliancy van de
betreffende instantie niet hebben gecheckt. In deze verwerkersovereenkomsten
worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te
waarborgen.
Teneinde
het spelen van tennis onder elkaar te kunnen faciliteren, worden naam, telefoon
en emailadres van alle clubleden ter beschikking gesteld aan de andere
clubleden via de website van de club op een besloten webpagina (via paswoord). Op
eenvoudig verzoek kunt u zich laten verwijderen uit deze lijst (zie
contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring).
Teneinde
de tennissport in het algemeen en de competities in het bijzonder te kunnen vormgeven,
worden de sportieve gegevens van uw lidmaatschap (o.a. competitieresultaten,
klassement, …) inclusief naam en geboortedatum (om voldoende onderscheidend te
kunnen zijn), en de noodzakelijke contactgegevens, via een besloten database van
Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld aan een beperkte groep gemandateerden
(via paswoord) en ten behoeve van de tennisgemeenschap (ouders, grootouders,
vakpers, …) op de website van Tennis Vlaanderen (dit laatste weliswaar zonder
contactgegevens).
Van
de officiële trainers, officials, interclubverantwoordelijken en -kapiteins en
de bestuurders van de club worden eveneens de specifieke functies en de
contactgegevens in de besloten database en webomgeving van Tennis Vlaanderen ter
beschikking gesteld.
Wij
hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens
te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we volgende beveiligingsmaatregelen
genomen:
Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze
systemen;
Encryptie van de persoonsgegevens, Firewall en
Patchbeheer;
Back-ups om de persoonsgegevens te kunnen
herstellen bij fysieke of technische incidenten;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het
belang van de bescherming van persoonsgegevens;
Alle personen die namens TC ORBIS van uw
gegevens kennis kunnen nemen, alsook Tennis Vlaanderen en haar gemandateerden zijn
gehouden de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene
Verordening Gegevensbescherming na te leven;
We testen en evalueren regelmatig onze
maatregelen.
TC
ORBIS bewaart de persoonsgegevens niet langer dan 5 jaar inactiviteit bij de
club.
U
heeft recht op inzage, kopie en correctie van de persoonsgegevens welke wij van
u ontvangen hebben. U kan dit regelen
via uw persoonlijke webpagina (spelersdashboard) op de website
www.tennisvlaanderen.be (uw lidnummer en paswoord worden u via een email van
Tennis Vlaanderen toegezonden of kunnen opnieuw opgevraagd worden via
info@tennisvlaanderen.be).
Daar
waar de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft
u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken zonder opgave van
reden. Het intrekken van uw toestemming verandert niets aan de geldigheid van
de verwerkingen die gebeurd zijn vóór de intrekking. Let wel: uw email en
telefoon zijn nodig voor het inschrijven voor competities.
U
heeft het recht op beperking van uw persoonsgegevens. De rechtmatigheid van uw
vraag zal door ons getoetst worden aan onderhavige privacyverklaring en aan de
toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening
Gegevensbescherming.
U
heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen
aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Mocht
u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij
u hierover met ons contact op te nemen (zie contactgegevens bovenaan deze
privacyverklaring).
U
heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit
op het gebied van privacybescherming.
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat
35 – 1000 Brussel
Commission@privacycommission.be
TC
ORBIS kan zijn privacyverklaring wijzigen.
Van elke wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De
laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018.